スゴい!! Gmail

１，容量がスゴイ!!

Gmailのスゴさ、それは何と言ってもWebメールでありながら、大容量に対応している点でしょう。
当初2GBでスタートしたサービスも、各個人への割当のディスク容量が徐々に拡大し、現在では6GBを越えるに至っています。
この割当容量に目をつけて、このGmailをネットワークストレージにしてしまう方法も考え出されています。

それはともかく、本来のMailでの使用に絞ると、6GBもの容量があれば、全てのメールを保存しておく事ができるでしょう。
従来のWebメールのように、容量不足のために、古いメールを削除する・・・などという事が必要ありません。

２，検索機能が、スパム排除機能がスゴい!!

溜め込んだ大量の過去のメールの中から、もう一度参照したいメールがある場合、Googleならではの、検索機能がスゴく、条件にあったメールを即座に探し出す事ができます。

メールを用いる際に大きなストレスとなるのが、スパム。
Gmailのスパム検知機能は、とても高度で、かなりの確率でスパムメールを排除してくれます。
検知をくぐり抜けて表示されたスパムも、「迷惑メールを報告」ボタンを押す事で、次回から迷惑メールとして認識されるようになります。

• 迷惑メールとして認識されたメールは、30日間保管された上で、順次自動で削除されていきます。
• 中には稀に、過って迷惑メールとして認識されてしまうこともありますので、定期的にチェックすることが必要です。

３，豊富なフィルタ機能、機能設定がスゴい!!

Gmailのフィルタ機能を使いこなすと、さらに便利になります。
重要なメールだけをケータイに転送したり、複数のメールアドレスを一本化したり、いつでもどこでも会社のメールを参照できるようにしたりできるようになります。

大量のメールを保存（アーカイブ）していくと、内容によっては有益なデータベースとなっていきます。
前述のGoogleならではの検索機能だけでも探し出す事は簡単/高速にできますが、ラベル（タグ）機能を用いることで、さらに便利になります。

従来のメール・アプリケーションは、メールをフォルダ毎に分類し保管する形式のものが多いですが、Gmailでは、ラベル（タグ）により分類ができます。
この機能、実際に使い始めるとその便利さが実感できることでしょう。
一通のメールに、複数の分類キーワードを付与することによって、抽出が容易となります。
まるでカード型データベースのように、Gmailを活用することも可能となるかも知れません。


本稿では、例えば下記のような要望への対応を考えていきたいと思います。

• 大量のメールをスマートに処理したい
• スパムメールを何とかしたい
• いくつものメールアドレスを一括管理したい
• 外出先、移動中もメールのやりとりをしたい
• いつでも素早くメールを参照したい
• 必要なメールを見つけやすくしたい

１、Gmailで普段のメールアドレスを使えるようにする

複数のメールアドレスを使い分けている方が多いことでしょう。
いつでもどこでも、メールで連絡がとれるようにしておきたいという場合、Gmailが役に立ちます。

Gmailの優れた機能の一つとして「別のメールアドレスを追加できる」機能があります。

この機能によって、ネットカフェや、他のマシンを借りてメールを送信することができますね。
次項で紹介する「別のアカウントからメールを受信」の設定をしておけば、送受信が両方できるようになるわけです。

早速、アドレスの追加から、Gmailの画面から別のアドレスでメールを送信してみましょう。

Gmail画面上部にある「設定」から、「アカウント」＞「他のメールアドレスを追加」と進みます。
現れた画面に、メールアドレスを追加し、「次のステップ　>」をクリック。

「確認メールの送信」をクリックすると、追加したいアドレス宛に確認メールが送られます。
メールの文中にあるリンクをクリックするか、文中に記載の確認コードを入力することで、追加作業は終了です。
さて、Gmailで着信したメールをオリジナルのアドレスで返信されるようにしたい場合には、「自分のアドレス宛のメールを受け取ったとき」で、「メールを受信したアドレスから返信する」にチェックを入れておけばOK!!

メールを送る際には、リストから送信アドレスを選べるようになっています。
送る相手によって、使い分ける・・・なんて事もできてしまいますね。

２、Gmailに別のメール アカウントを追加する

プロバイダーによるメールサービスの多くは、「POP3形式」に対応していることでしょう。
この形式であれば、Gmailで直接メールの送受信ができます。

これにより、ネットにつながりさえすれば、どこからでもブラウザでメールの送受信ができるようになるわけです。
また、Gmailの強力なスパムフィルターにより、あの忌まわしいスパムメールと格闘する手間を大幅に削減できます。
各種メールソフトにも、スパムメール対応の機能が搭載されていますが、どれもGmailの機能には足元にも及びません。これだけでもGmailに転送する意味がある・・・と言っても過言ではありません。

Gmailの上部にある「設定」を開きます。
「アカウント」＞「別のメールアカウントを追加」をクリックします。別のアカウントは５つまで追加が可能です。

追加したいメールアドレスを記入し、「次のステップ」へ。

プロバイダーのマニュアルなどを参照しながら、POPサーバーなどを指定していきます。
「セキュリティーで保護された接続（SSL)・・・」については、プロバイダーのマニュアルには表記されていない場合があります。チェックをOn/Offしてみて、両方試してみるといいでしょう。
その他はお好みに応じてチェックを入れていきます。

受信設定が終わったら、送信アドレスの設定が続きます。
「次のステップ」に進みましょう。
ここで、「確認メールの送信」をクリックします。

この後の手順は、「Gmailで普段のメールアドレスを使えるようにする」・・・と同じですね。

以上で、別アドレスの送信だけではなく、受信もできるようになりました。

でも、会社のアドレスの場合、ファイヤーウォールを越えて読み書きができません。
その場合は、メールソフトの転送設定を用いてGmailに転送してもいいかも知れません。

３、会社のメール、POP3に対応していないメールをGmailに転送する

前項でご紹介した方法は、「POP3形式」に対応したメールをGmailに転送するものでしたが、プロバイダーによっては、この形式に対応していないものもあります。
また、会社のメールの場合、社内にサーバを設置している場合には、ファイヤーウォールがあるので参照できません。

そんな場合、メール・アプリケーションで転送設定をする方法があります。
＊この方法の場合、PC及びメールアプリケーションを起動したままにしないと、転送されません。
＊企業によっては、セキュリティポリシーにより、メール転送を禁止しています。
　会社内で設定する場合には、管理者への確認が必要です。

メールソフトであるThunderBirdの場合、「ツール」＞「メッセージフィルタ（F）」を開きます。
「新規（N）」を選んで、「フィルターの設定画面」を表示させます。

フィルター名に例えば、「Gmailへ転送」と入力。
「以下の動作を実行する（P）」に、Gmailのアドレスを入力して、OKします。

メッセージフィルタ画面で、「有効」欄にチェックのオン/オフすることで、出張時、休暇時など、転送したい時にだけ、転送させることができます。


さて、以上の設定でも、Gmailによる「強力なスパム・フィルター」の恩恵を受けることができるのです。

４、Gmailをケータイに転送する

さてさて、さまざまなメールをGmailに一元化するメリットはご理解いただけましたでしょうか？

Gmailによって、ネットワークにつながったパソコンさえあれば自分のPCではなくても、スパムを大幅に排除した形で参照できるようになりました。

電車での移動中など、ケータイでメールチェックができるとさらに便利です。

ケータイから「www.google.co.jp」にアクセスすれば、携帯用のグーグルが表示され、メールの送受信ができます。

ところが、その場合には、サイトにアクセスしない限り、メールの着信が分かりません。

オススメは、ケータイにGmailを転送してしまう方法です。

Gmailの上部メニュー「設定」をクリックします。
「メール転送と POP/IMAP 設定」タブを選び、「転送:」で、受信メールを「xxxx@xxxx」に転送し、「Gmailのコピーを・・・・」をリストから選びます。

おすすめは、「Gmailのコピーをアーカイブ」。
そうすると、転送されたメールは、受信トレイには表示されません。
つまり、ケータイに転送したメールを重複して表示させずに済むわけです。
転送済みのメールは、「すべてのメール」でちゃんと参照できますのでご安心を！

ケータイ側で、全てのメールをチェックできない可能性がある方は、「Gmailのコピーを受信トレイに保存」を選んだほうがいいかも知れません。

５、ラベル(タグ）を知ったらGmailを手放せなくなる？

メールを「情報資産」として活用したいなら、Gmailがおすすめです。

普通、メールソフトは、フォルダでメールを整理していきます。
このフォルダが無いので、Gmailを始めて使った時に戸惑ったことでしょう。
Gmailの場合には、フォルダではなくて、ラベルで整理するようになっています。

このラベル、Flickrでもお馴染みの「タグ」と同じもの。
フォルダの場合、後でどのフォルダに格納したのかを忘れてしまうと、探し出すのが大変。
あとは検索機能に頼るしかありません。
Outlookの検索を使って、モニターを殴ってしまった経験があるのは私だけではないでしょう。。。

ラベル（タグ）の場合、分類項目を、いくつでも設定できます。
一つのメールに「Ubuntu、友人、要返答、至急」などのラベルを貼ることができるのです。
剥がすのも簡単。
このように、メール毎に、複数のラベルを貼っておく事で、検索しやすくなるわけです。
もちろん、このラベルはいくらでも増やせますし、名称を変更することで、一括で変更することも可能です。

具体的に見ていきましょう。

例えば、重要と思えるメールニュースなど、あとから参照したい場合、検索機能を使って一覧で表示させ、全てを選択した状態で、「その他の操作　▼」から、「新しいラベル」を選び、ラベル名を追加してみます。すると、一括で、ラベルを貼ることができます。

もちろん、同じ手順で一件ずつラベルを貼っていく事もできます。


ラベルを削除する場合、「その他の操作　▼」から、「ラベルを削除」にある項目をマウスで選ぶだけ。
例えば、対応が終わって「至急」というラベルを剥がしたい場合こうすればいいわけです。

んんん？？？、これ、To Doとかの仕事管理に使えそう！
・・・とヒラめいたあなた！追ってその方法をご紹介していきたいと思います。

さて、ラベル（タグ）の管理画面は、左下にある、「ラベル」（緑の表記）から、「ラベルを編集」を選びます。
「設定」＞「ラベル」とたどっても同じです。

この画面で、ラベルの新規追加、名称変更など、細かい設定ができます。


このラベル（タグ）、使い込むと、もうフォルダベースでの情報管理には戻れなくなるかも？

６、フィルター機能を使いこなせば効率が更にUP!!

休暇中に、出張中に、、、

重要なメールだけがケータイに届くようにしたい！！

そんな時に便利なのがフィルター機能。
この機能を使いこなすことで、効率が格段とアップします。

「設定」＞「フィルター」と辿って、「新しいフィルタを作成」をクリックすると次の画面が現れます。

例えば、お客様からのメールを素早くチェックしたい場合、個人のアドレスでもいいですが、@xxx.xx.xx
というように、@以下のドメインを差出人欄に入れることで、お客様企業全員からのメールだけを転送することができるわけです。
自分の会社のメールだけを転送してもいいですよね。
指定したら、「フィルターテスト」をクリックしてみましょう。
該当するメールが一覧で表示されます。
これで正しく選択されているかをチェックできるわけです。
「次のステップ」をクリック。
ここで、「次のアドレスに転送:」でメールアドレスを指定することで、絞り込んだメールだけを転送できるのです。

この設定画面を見ればわかるとおり、アドレス以外にも様々な指定をすることができます。

これにより、溢れる情報の中から、必要なものだけを抽出することもできるんですね。
そう、Gmailは、あなたにとって、優秀な秘書になり得るのです。